Tietosuojaseloste

alkaen 25.5.2018

1. Rekisterin pitäjä:

Kokkolan Satama Oy, Kantasatamantie 50, 67900 Kokkola

2. Rekisterin nimi

Kokkolan Satama Oy:n asiakasrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tietoja voidaan myös käyttää lakiin perustuvien viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietojen käsittelyssä sitoudumme noudattamaan soveltuvaa lainsäädäntöä ja suojaamaan henkilöllisyyttäsi. Henkilötietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen, rekisteröintiin tai muuhun perusteltuun yhteyteen. Käsittelemme tietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:

Asiakkaan perustiedot, kuten etu-, sukunimi, y-tunnus ja yhteystiedot
Yritys ja asema
Oikeushenkilöt, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
Asiakasnumero ja/tai muu vastaava tunnus
Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot sekä asiakashistoria
Laskutustiedot
Asiakkaalta itseltään saadut tai tämän suostumuksella kerätyt muut lisätiedot
Muita yrityksen/asiakkaan toimintaa kuvaavia luokittelutietoja

Rekisteriin voidaan kerätä tietoja asiakkaan suostumuksella myös:

Internet-sivujen ja sähköpostin kautta tulleiden uutiskirjetilausten ja yhteydenottojen kautta.
Henkilökohtaisen kontaktoinnin, kuten asiakas-ja myyntitilaisuuksien ja messutapahtumien kautta.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm.sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitustentoteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

7. Rekisteriin kerättyjen tietojen käsittely

Käytämme asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja pelkästään ennalta määritettyihin käyttötarkoituksiin, kuten palvelumme ja viestintämme kehittämiseen.Voimme yhdistää eri kautta saamiamme tietoja niiltä osin kuin ne on kerätty samaan käyttötarkoitukseen.Voimme myös käyttää keräämiämme tietoja tilastollisiin tarkoituksiin sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan. Asiakasviestinnässä ja markkinoinnissa käytämme tietoja asiakasviestien välittämiseen ja palveluidemme markkinointiin. Voimme käyttää tietoja myös palveluiden kohdentamiseen ja henkilöintiin. Mahdollisesta suoramarkkinointikiellosta huolimatta voimme lähettää palveluilmoituksia esimerkiksi vika-ja häiriötiedotteita.

8. Rekisteritietojen säännönmukaiset luovutukset

Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, emmekä myy tai luovuta niitä kolmansille osapuolille ilman suostumustasi. Meillä on kuitenkin oikeus käyttää asiakastietojamme suoramarkkinointitarkoituksissa, mielipide- ja markkinatutkimuksissa ja vastaavissa selvityksissä. Lisäksi voimme antaa asiakasrekisterimme palveluntarjoajiemme käyttöön edellä mainituissa tarkoituksissa. Voimme myös luovuttaa asiakastietojamme kulloinkin voimassa olevan lain tai pakottavan viranomaismääräyksen perusteella. Emme siirrä asiakastietoja pääsääntöisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Henkilötiedot tallennetaan tietomurtoja vastaan suojatuille palvelimille, joihin ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Tietoliikenteen suojaus sisältää palomuurit, salasanat ja muut tarvittavat tekniset ja tietotekniset toimenpiteet. Pääsy asiakastietokantoihin on rajattu ainoastaan niille henkilöille, joilla on välttämätön tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15-21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Kokkolan Satama OyKantasatamantie 50, 67900 Kokkola tai sähköpostilla osoitteeseen; vuokko.kalliokoski(at)portofkokkola.fi

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille suoramainontaan, etämyyntiin, muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksia varten.

12. Tietosuojaselosteen ja rekisterikuvauksen päivitykset

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa uusilla versioilla. Uusin versio julkaistaan verkkosivuillamme ja sen voi tarkistaa säännöllisesti sivustolla vierailtaessa. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Vuokko Kalliokoski, Talouspäällikkö puh. + 358 400 883 798 sähköposti: vuokko.kalliokoski(at)portofkokkola.fi

1. Registerhållare

Karleby Hamn Ab
Stamhamnsvägen 50, 67900 Karleby
Kontaktperson i frågor som gäller registret
Vuokko Kalliokoski
Ekonomichef
tfn + 358 400 883 798
e-post: vuokko.kalliokoski(at)portofkokkola.fi

2. Registrets namn

Karleby Hamn Abs kundregister

3. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för att sköta, förvalta, utveckla och analysera kundrelationer och andra till kundrelationerna jämförbara sakliga kontakter, inklusive kommunikation till kunderna, som även kan skötas elektroniskt.

Uppgifterna kan även användas för att uppfylla lagstadgade förpliktelser gentemot myndigheter. Personuppgifter behandlas för planering, förverkligande, analysering och utveckling av registerhållarens och med denne till samma koncern och ekonomiska intressegruppering hörande bolags affärsverksamhet.

Vid behandlingen av personuppgifter förbinder vi oss att iaktta tillämplig lagstiftning och skydda din identitet. Insamling av personuppgifter grundar sig på en kundrelation, registrering eller annan rimlig koppling. Vi behandlar uppgifter i enlighet med dataskyddsreferatet.

4. Innehåll av uppgifter i registret

Registret kan innehålla följande uppgifter om kunder:

Kundens grundläggande uppgifter, såsom förnamn, efternamn, företags- och organisationsnummer och kontaktuppgifter
Företag och ställning
Rättspersoner, kontaktpersonens namn och kontaktuppgifter
Kundnummer och/eller motsvarande referens
Uppgifter som hör till kundrelationen och avtal, samt kundhistoria
Faktureringsuppgifter
Andra ytterligare uppgifter som kunden själv gett eller med dennes samtycke samlats in
Andra klassificeringsuppgifter som beskriver företagets/kundens verksamhet

Med kundens samtycke kan även andra uppgifter insamlas i registret, såsom:

Beställningar av nyhetsbrev som inkommit via webbsidor och e-post.
Personligt kontakttagande, såsom via kund- och försäljningsevenemang och mässor.

Regelmässiga datakällor

Uppgifter som lagras i registret erhålls från kunden bl.a. per e-post, telefon, från avtal, kundsammankomster och andra situationer, där kunden överlåter sina uppgifter.

Förvaringstiden för uppgifter

Vi förvarar användarens uppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att genomföra ovan definierade syften gällande personuppgifter enligt ikraftvarande lagstiftning.

7. Behandling av uppgifter som samlats in i registret

Vi använder uppgifter som samlats in i registret endast i förut definierade syften, såsom utveckling av våra tjänster och vår kommunikation.

Vi kan kombinera uppgifter som vi fått från olika håll till den del som de är insamlade i samma syfte. Vi kan även använda uppgifter som vi samlat in i statistiska syften samt för att förhindra och undersöka missbruk.

Vi använder uppgifterna i kommunikationen med kunderna och i marknadsföringen för att förmedla kundmeddelanden och marknadsföra våra tjänster. Vi kan också använda uppgifterna för att fokusera tjänsterna och personifiera dem.

Trots ett eventuellt direktmarknadsföringsförbud kan vi sända ut tjänstemeddelanden, till exempel meddelanden om fel och störningar.

8. Normala utlämningar av registeruppgifter

Vi behandlar dina uppgifter i enlighet med detta dataskyddsreferat, och vi varken säljer eller lämnar ut dem till tredje parter utan ditt medgivande.

Vi har dock rätt att använda våra kunduppgifter i direktmarknadsföringssyfte, i opinions- och marknadsundersökningar och i motsvarande utredningar. Dessutom kan vi överlåta vårt kundregister till våra tjänsteleverantörer för användning i ovan nämnda syften.

Vi kan också lämna ut våra kunduppgifter i stöd av ikraftvarande lag eller tvingande myndighetspåbud.

Som regel överför vi inte kunduppgifter till områden utanför EU eller EES.

9. Principerna för skyddet av registret

I genomförandet av sidorna har tekniskt dataskydd utnyttjats, med vilket vi strävar efter att inmatade uppgifter förblir oförändrade och endast kan vara tillgängliga av personer som är berättigade till uppgiften.

Personuppgifterna lagras på servrar som är skyddade mot dataintrång. Utomstående har inte tillgång till dem. Skyddet av datatrafiken omfattar brandmurar, lösenord och andra nödvändiga tekniska och datatekniska åtgärder.

Tillgång till kunddatabaserna har begränsats till endast de personer som har ett omedelbart behov att behandla uppgifterna i fråga. Redigering och läsning av uppgifterna i registret förutsätter personlig identifiering i systemet. Säkerhetskopiering av registret genomförs regelbundet.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har enligt artiklarna 15-21 i EUs dataskyddsförordning 679/2016 rätt till tillgång till sina uppgifter, rätt att begära korrigering eller radering av uppgifterna, begränsa behandlingen, överföra uppgifterna från ett system till ett annat samt motsätta sig behandlingen av personuppgifterna.

Begäran med hänvisning till ovan nämnda rättigheter ska skickas skriftligen och undertecknad till adress:

Karleby Hamn Ab

Stamhamnsvägen 50

67900 Karleby

eller per e-post till adress

vuokko.kalliokoski(at)portofkokkola.fi

11. Övriga rättigheter i relation till behandling av personuppgifter

Registret överlåtes inte till utomstående för direktannonsering, distansförsäljning, annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar.

12. Uppdateringar av dataskyddsreferatet och registerbeskrivningen

Vi uppdaterar detta dataskyddsreferat vid behov med nya versioner. Den nyaste versionen publiceras på våra webbsidor och den kan regelbundet granskas vid besök på webbsidorna.